Grupo Alfa e a transformação digital de um programa de capacitação em tempos de pandemia

Autoras: Geovana Moura, Tatiane Paschoal, Yara Moura

Disponível também em mobi e epub

Resumo

Este caso reflete sobre as mudanças elaboradas pelo o Grupo Alfa Consultoria para continuar seu propósito. A atenção se concentra na ação de chamada C3PO, desenvolvido pela empresa com o intuito de criar conexão entre jovens, com o mercado. Será discutido de forma um programa intensivo de formação pode ser adaptado à dinâmica de trabalho remoto. No debate, o estudante irá participar dos caminhos que Aurora e seu time criarão para estruturar esse programa inovador diante de um cenário em mudança.

Palavras-chave: transformação digital; capacitação; pandemia; gestão de pessoas.

Abstract

This case study invites us to reflect on the impacts of the pandemic on training actions offered by Grupo Alfa Consultoria, which sought to adapt and seek new ways to continue its purpose. The case focuses on the action called C3PO, developed by the company with the aim of creating a connection between young people and the market. It will be discussed how an intensive training program can adapt to the dynamics of remote work and teaching. In the debate, the student will participate in the paths that Aurora and her team  still need to create to structure this innovative program in the face of a changing scenario.

Keywords: digital transformation; trainning, pandemic; human resources management.

História

O Grupo Alfa é uma empresa brasileira que atua no mercado global de consultoria desde 2005. Atualmente, o Grupo Alfa está presente em 10 países do mundo e, no Brasil, em 8 cidades: Brasília, São Paulo, João Pessoa, Belo Horizonte, Porto Alegre, Recife  e Rio de Janeiro. A consultoria tem o propósito de contribuir com o crescimento sustentável das organizações e trazer resultados efetivos, impactando positivamente todos os envolvidos, com foco na sociedade. A empresa tem como principal diferencial a atuação não só em consultoria de gestão, mas em frentes de mercado como: analytics (inteligência analítica), tecnologia, inovação, processo e organização, operações e supply (cadeia de suprimentos). Um de seus propósitos é trazer transformação e inovação contínuas para os seus clientes.

A empresa foi criada por estudantes de administração, economia e engenharia da produção da Universidade de Brasília que se conheceram na matéria de Gestão de Projetos, nascendo assim o desejo de gerar disrupção no mercado de empreendedorismo, de maneira prática e desconstruída. Desde seu princípio, o Grupo Alfa tinha o intuito de realizar uma ponte dos estudantes com o mercado.

Com 16 anos de existência, a organização já realizou 1900 projetos de consultoria para variados setores tanto do setor público quanto privado, além de ter experiência com diversas áreas da indústria como: educação, transporte e logística, varejo, alimentos e bebidas, serviços financeiros e seguros. Atualmente, o Grupo Alfa já impactou 250 clientes com um time de mais de 400 consultores.

No ano de 2019, a empresa conquistou o reconhecimento Great Place to Work (Anexo 01). Mais de 80% dos seus colaboradores indicavam que era uma excelente empresa para se trabalhar, o que revelava um percentual bastante superior à média do mercado latino-americano. A gestão de pessoas era uma prioridade para o Grupo.

Aurora, que trabalha na equipe de recursos humanos do Grupo Alfa há 4 anos, colaborou como parte da equipe que estruturou um programa de capacitação de alto impacto, com foco em jovens. Ela contribuiu em duas edições do programa. Neste momento, ela foi convidada a assumir a coordenação desse programa e está muito animada com o desafio. Para Aurora, o C3PO foi um grande aprendizado e veio em um momento muito desafiador. Ela se lembra bem quando a ideia surgiu: era um período tumultuado com tantas adaptações no universo do trabalho, da família, das rotinas das pessoas, todas causadas pela pandemia de Covid-19. Aurora recorda das incertezas daquele período, contexto no qual o Grupo Alfa se viu motivado a compartilhar seu conhecimento com os jovens e organizar um programa de capacitação online com grande envergadura.

Como administradora, Aurora começou a pensar sobre os passos que precisará tomar para que esse programa seja cada vez melhor. Rapidamente, ela começou a levantar possíveis nomes dentro da empresa que queiram atuar nesta frente, assim como a definir os temas e esboçar o planejamento e a organização da iniciativa. Um dos desafios dela era construir um programa que fosse marcante para os participantes e que pudesse fortalecer o branding da empresa a longo prazo.

O nascimento do C3PO durante a pandemia

O C3PO foi o primeiro grande evento de exposição da marca Grupo Alfa dentro do mercado de consultoria. O objetivo da empresa com a iniciativa, criada pouco antes da pandemia, era conectar universitários e recém-formados de diversos cursos com instituições do Brasil inteiro, potencializando as oportunidades de networking e estimular o contato dos participantes com especialistas do mercado.

Buscando trazer transformação e conhecimento para as pessoas que estavam paradas nos estudos, o Grupo Alfa procurou oferecer um programa totalmente gratuito para todo o país. Assim, o C3PO visava trazer mais conhecimento e capacitação para estudantes e jovens profissionais, além de proporcionar networking, habilidade tão importante no mercado atual. O programa aliava teoria, metodologias da consultoria e práticas do mercado, expondo casos e situações de empresas reais. Os principais temas tratados ao longo do programa foram: transformação digital e novos modelos de gestão.

A edição piloto teve duração de 5 semanas e foi ofertada de maio a junho de 2020, ou seja, já durante a pandemia. Os membros da consultoria que colaboraram com a construção do programa foram divididos em funções. Cada grupo era responsável por uma etapa do programa como inscrições, mentoria, palestrante, casos de gestão. Com o apoio de empresas parceiras e com o networking, foi possível montar um time de palestrantes de referência no tema inovação. Para a composição da primeira edição, os candidatos passaram por uma seleção que resultou em 350 participantes. Eles eram divididos em 50 grupos cada um com 7 pessoas, dos mais diversos lugares do Brasil e tinham que resolver desafios ao longo do programa, fazendo um pitch que abordasse os conteúdos vistos nas aulas e palestras.

Durante o período de pandemia da Covid-19, as empresas tiveram que se adaptar à grande mudança mundial que ocorreu em decorrência da necessidade de isolamento social. Muitas migraram para o trabalho remoto e precisaram incorporar transformações no modo de gerenciar suas equipes para o teletrabalho e realizar seus processos de gestão de pessoas, como revelam as notícias e manchetes dos meios de comunicação.

Certamente, a implementação de arranjos flexíveis de trabalho, como o caso do teletrabalho, requerem intervenções e adaptações rumo a uma gestão mais autônoma e descentralizada, que perpassam a estrutura organizacional, o layout de trabalho, as práticas de gestão e o comportamento organizacional nos seus diferentes níveis, gerando um desafio para muitos gestores. Essas mudanças evolutivas nas práticas de trabalho e de gestão, possibilitadas por avanços tecnológicos, promovem uma maior agilidade organizacional e atendem às novas expectativas e motivações dos profissionais economicamente ativos. Porém, uma simples implantação de novas formas de organização do trabalho pode não alcançar os resultados desejados quando não consideram a cultura nacional, a cultura e a estrutura organizacional e o conjunto habitual de práticas de gestão.

No âmbito educacional, as escolas passaram a ser consideradas um espaço de risco de transmissão do coronavírus, o que levou inúmeros países a adotarem ações de educação remota emergencial. Levantamentos sobre respostas emergenciais do setor educacional apontam desafios principalmente associados às características dos estudantes, tais como as condições socioeconômicas, o acesso à internet e equipamentos, e à capacidade das escolas em se adaptarem às diferentes demandas e realidades do seu público alvo no mundo todo. Em termos de aprendizagem, o ensino remoto impactou a forma de aprender e de partilhar conhecimento.  

O C3PO, por ter sido um programa iniciado no meio do contexto de pandemia, enfrentou alguns obstáculos. Um deles foi a adaptação de todos, tanto dos participantes do curso quanto dos colaboradores da Alfa, ao formato remoto de trabalho e ensino. A conciliação de agenda dos próprios colaboradores envolvidos, 160 pessoas,  também foi um desafio que a consultoria enfrentou para o melhor planejamento e desenvolvimento do programa. Ademais, era a primeira vez que o Grupo Alfa ofertava um programa de capacitação desta natureza e magnitude.

Os números do C3PO foram grandiosos: 900 inscritos, 350 aprovados e 160 colaboradores envolvidos com sua construção. Além disso, a 1ª edição do programa contou com 200 mentorias e envolveu 150 instituições e 89,4% finalizaram o programa proposto.

Para dar apoio a todos os participantes, os grupos tinham mentorias fornecidas com consultores da empresa nas quais se buscava extrair o melhor do grupo para a resolução dos desafios. Além disso, foi criado um grupo no Telegram (aplicativo de mensagens) para dar qualquer tipo de ajuda que algum integrante precisasse, gerando assim um contato mais próximo, mesmo sendo de forma totalmente virtual.

O resultado do programa foi visto como positivo pela empresa, já que mais de 15% dos egressos do programa foram contratados posteriormente em processos seletivos internos e houve ampla aceitação para que fosse realizada uma segunda edição do programa. Alguns retornos foram registrados pelos participantes:

“Aulas muito ricas de conteúdo! Palestras com pessoas inspiradoras! E, um grupo sensacional com pessoas fora da curva, que me ensinaram muito em pouco tempo. Conseguimos criar um laço de parceria e amizade que sem dúvida fizeram com que essa experiência se tornasse incrível!" (Aline, aluna da primeira edição do C3PO).

“Foi maravilhoso! Parabéns a todos da organização por todo o trabalho, pela energia colocada e por cada detalhe. Tenho uma gratidão enorme por vocês. Simplesmente incrível. E já tô de olho pra saber quando vai ser o próximo hahaha.”  (Lucas, aluno da primeira edição do C3PO).

C3PO.2: uma nova rodada ainda maior

Com o sucesso da primeira edição e com a forte divulgação do programa, a segunda edição ocorreu nos meses de agosto a outubro de 2020, com duração de 9 semanas, e incluiu mais de 1.000 participantes.

Nessa segunda edição, o foco foi a transformação digital e tinha duas modalidades do desafio: uma envolvia a solução para o caso de uma das empresas clientes (os integrantes tinham acesso a entrevistas e momentos de encontro para tirar dúvidas com os clientes); a outra consistia na inscrição de equipes (empresa, empresa júnior, atlética) e, enfim, o trabalho na solução proposta para os problemas.

Tendo mais que o triplo de participantes da edição anterior, a empresa buscou aplicar as boas práticas aprendidas durante a primeira edição, o networking para a construção do cronograma e a formulação de todo o planejamento do C3PO.2. Uma das boas práticas envolveu o controle de apoio aos participantes. Com o número grande de participantes, foi criado um robô de engajamento, que direcionava as dúvidas a um integrante específico da consultoria, que estava à disposição para ajudar.

Apesar do sucesso de ambas as edições do C3PO, Aurora reuniu a equipe para fazerem uma reflexão e levantarem as dificuldades que enfrentaram para que pudessem pensar em melhorias. Na reunião, surgiram os seguintes pontos:

1. Conciliação de agenda dos participantes: o cronograma do programa tinha previa o término entre o meio e o final do semestre letivo, o que levou a um choque de agendas entre os eventos do C3PO/C3PO.2 e atividades curriculares e extracurriculares das faculdades, como provas, pesquisas, trabalhos, estágios e etc. Com isso, alguns participantes tiveram que fazer uma priorização do que entregar no final do semestre.
2. Grupo voluntário para a construção do C3PO: para a preparação do programa, gerentes, consultores, estagiários e analistas do Grupo Alfa se voluntariaram para pôr a mão na massa e colocar os planos do programa de capacitação em prática. Esses colaboradores valorizam a oportunidade de participar, uma vez que há um engajamento significativo e uma cultura que transmite os conhecimentos aprendidos. Apesar disso, por envolver pessoas com diferentes agendas e cargos, a disponibilidade e a rotatividade dos integrantes afetam de forma significativa o funcionamento da equipe da organização do programa, gerando sobrecarga para alguns membros e a necessidade de constante negociação.
3. Transmitir toda a carga de conhecimento que a consultoria possui: o C3PO  tenta alcançar o número máximo de estudantes dos mais variados cursos universitários. Por isso, nem todos possuem o mesmo conjunto de conhecimentos prévios. A equipe acaba tendo que filtrar o conteúdo ofertado para que esteja de acordo com cronograma e seja completo e instigante, transmitindo assim o conhecimento que a empresa possui. Outra dificuldade é a aferição e avaliação deste aprendizado. Estudos sobre treinamentos corporativos no trabalho, salientam a importância de se avaliar a reação dos participantes, a aprendizagem e o impacto no nível do indivíduo e da organização. Para avaliação de aprendizagem, podem ser construídos testes situacionais com itens que exigem que os participantes coloquem em prática as competências técnicas adquiridas nos treinamentos, o que demanda análise e solução de problemas. Esses testes geralmente são elaborados pelos instrutores dos treinamentos com base nos objetivos instrucionais.
4. Expressar o branding da marca: atualmente, o C3PO é o maior movimento da empresa para o mercado a fim de se conectar com jovens talentos. Dentro de todo esse contexto, a equipe tem que pensar em como transmitir sua cultura e, mais especificamente, seus valores aos participantes do programa de treinamento.
5. Orçamento indefinido: a equipe da organização do C3PO  não possui conhecimento sobre o quanto do orçamento é destinado para o desenvolvimento do treinamento. Isso dificulta a tomada das decisões e os caminhos que a equipe poderia seguir.
6. Agenda dos palestrantes e imprevistos: embora haja uma coordenadora e vários responsáveis por toda a organização do programa, existem chances dos palestrantes e convidados cancelarem o convite de última hora por imprevistos e motivos pessoais. Muitas vezes, são pessoas convidadas pelo próprio CEO da consultoria A equipe precisa lidar com esses eventos inesperados e manter a qualidade do que foi planejado. Fica clara a necessidade de coordenação e integração de profissionais com diferentes perfis, formações e responsabilidades e que estão trabalhando fora da organização. Estudos têm mostrado que arranjos flexíveis de trabalho, como o caso do teletrabalho, dependem de mudanças baseadas em mudanças culturais e comportamentais, demandando da organização investimento para treinamento de novas competências gerenciais. Devem ser estabelecidas as necessidades-chave do mercado em que a organização está inserida, definir metas para equipes, acordar planos de trabalho individuais e definir as prioridades.

Desafios de inclusão digital em um país continental: uma questão a ser enfrentada

As edições do programa trouxeram grande capacitação e aprendizado para os estudantes e profissionais durante a pandemia, assim como para os profissionais envolvidos. Com base nessa constatação, o Grupo Alfa pretende fazer mais edições do C3PO, incluindo estudantes que não possuem condições tecnológicas. Entretanto, por ser um programa que envolve o país todo, há problemas com a logística e o envio dos materiais e recursos.

Os materiais poderiam ser arrecadados com os parceiros da consultoria, por meio do bom relacionamento da Alfa com eles. Aurora percebeu, a partir da experiência das edições anteriores, que o fornecimento de internet (para participantes que não possuem condições financeiras ou que moram longe das grandes cidades) se torna um obstáculo. A consultoria não tem estrutura para ofertar internet e fazer com que a conexão chegue a todos os pontos, adentrando uma questão estrutural do país. Para Aurora e sua equipe, essa é uma questão externa, mas que limita enormemente o impacto de seu programa de capacitação.

Além disso, a questão da movimentação de estudantes que viviam na cidade por conta dos estudos e que retornaram para o interior devido à pandemia, dificulta o alcance desse outro público e uma maior inclusão social. Apesar do sucesso do programa, há ainda alguns pontos para tornar a proposta mais acessível e levar capacitação e oportunidades para todos os estudantes e profissionais do país.

Agora, a Aurora, e seu time estão diante da reflexão sobre como serão os próximos passos do C3PO e você foi contratado para fazer parte desta equipe, que buscará fazer o programa de capacitação crescer, buscando se solidificar ao longo dos próximos anos.

Perguntas para Debate

1. Pensando no trabalho da equipe que planeja, coordena e executa o C3PO, quais práticas gerenciais poderiam ajudar a superar os desafios gerados pelo trabalho remoto e a heterogeneidade dos seus membros?
2. Sugira como Aurora poderia monitorar e avaliar a aprendizagem e o impacto do programa de capacitação C3PO.
3. De que forma o C3PO poderia fomentar a inclusão digital e social de estudantes universitários em diferentes partes do Brasil interessados em participar do programa?
4. De que forma um programa de capacitação como o C3PO pode impactar o branding da marca do Grupo Alfa?
5. Como parte da equipe da Aurora, desenhe um esquema das melhorias a serem implementadas na 3ª edição do programa.

Referências

Xiao, C., & Li, Y. (2020). Analysis on the influence of epidemic on education in china. In, In V. Das, & N. Khan (Eds.), Covid-19 and student focused concerns: threats and possibilities.

Anexo

Sobre as Autoras

1. Geovana Moura  é estudante de Administração da Universidade de Brasília. Membro da equipe Casoteca ADM. Ex-membro da AD&M Consultoria. Email: geovanamouradesouza@gmail.com
2. Tatiane Paschoal é professora do Departamento de Administração da Universidade de Brasília. Psicóloga, com Doutorado em Psicologia Organizacional. Leciona disciplinas ligadas a Gestão de Pessoas. Email: paschoal@unb.br
3. Yara M. Lima é estudante de Administração da Universidade de Brasília. Membro da equipe Casoteca ADM. Email: mouralimayara@gmail.com

Esta é uma obra de ficção, qualquer semelhança com nomes, pessoas, factos ou situações da vida real terá sido mera coincidência. Este texto é destinado exclusivamente ao estudo e à discussão acadêmica, sendo vedada a sua utilização ou reprodução em qualquer outra forma. A violação aos direitos autorais sujeitará o infrator às penalidades da Lei Nº 9.610/1998.